ขั้นตอนการวางแผนการขนย้ายออฟฟิศสำนักงาน
.
การวางแผนในการขนย้ายออฟฟิศสำนักงานเป็นกระบวนการที่ใช้เวลามากพอสมควร โดยมีงานมากมายที่ต้องทำจำนวนมากที่คุณต้องกำหนดเวลาในการพบปะพูดคุยและวางแผนจัดระเบียบงานต่าง ๆ กับหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
.
คำแนะนำ 10 ขั้นตอน ครอบคลุมประเด็นสำคัญที่จำเป็น ในการวางแผนจัดระเบียบและดำเนินการขนย้ายออฟฟิศสำนักงานที่ประสบความสำเร็จมาแล้วมากมาย …
.
ขั้นตอนที่ 1: ต้องทราบเหตุผลในการย้ายสำนักงานที่ชัดเจน
เราย้ายครั้งนี้เพื่อขยายหรือลดขนาดพื้นที่เพื่อช่วยประหยัด หรือต้องการทำเลที่ตั้งที่ดีขึ้นของสำนักงาน เหตุผลเหล่านี้เป็นปัจจัยสนับสนุนให้ต้องย้ายสำนักงาน การระบุเหตุผลของคุณในการย้ายสำนักงานจะช่วยให้คุณกำหนดความต้องการสำนักงานใหม่ของคุณและสื่อสารข้อความที่ชัดเจนให้กับเจ้าหน้าที่และลูกค้าของคุณ
ขั้นตอนที่ 2: ใช้เช็คลิสต์ในการตรวจสอบการย้ายสำนักงาน
โดยรายการตรวจสอบการย้ายสำนักงานเป็นจุดเริ่มต้นในการวางแผนการย้ายสำนักงานที่ประสบความสำเร็จ เอกสารนี้จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการย้ายสำนักงานตั้งแต่ต้นจนจบ และจะบอกว่าคุณต้องทำอะไรบ้างตลอดแต่ละขั้นตอนของการย้ายออฟฟิศสำนักงาน และอย่าลืมเตรียมเอกสารต่างๆเพื่อการย้ายสำนักงานของคุณให้ถูกต้องตามกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 3: ต้องรู้วันสำคัญของคุณ
เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่า คุณจะย้ายต้องออกจากสำนักงานเมื่อใด คุณก็สามารถเริ่มทำงานย้อนหลัง เพื่อกำหนดงานสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลา โดยใช้ตารางเวลาการย้ายสำนักงาน เพื่อกำหนดตารางเวลาหรือไทม์ไลน์ที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดงบประมาณเพื่อจัดการต้นทุนการย้ายสำนักงาน
การย้ายสำนักงานของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าไร? ค้นหาว่ามีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการย้ายสำนักงานและกำหนดงบประมาณจริงโดยใช้ตารางแพลนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของออฟฟิศคุณ
ขั้นตอนที่ 5: สรุปตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ของคุณ
เลือกตัวแทนอสังหาริมทรัพย์เพื่อช่วยคุณค้นหาพื้นที่สำนักงานที่เหมาะสม และเจรจาเงื่อนไขการเช่าสำนักงานที่ดีที่สุด พวกเขาจะช่วยคุณกำหนดขนาดสิ่งอำนวยความสะดวกและที่ตั้งของพื้นที่สำนักงานใหม่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 6: ให้ความสำคัญกับการเซ็นสัญญาเช่าสำนักงานของคุณ
ขอให้ทนายความตรวจสอบสัญญาเช่าสำนักงานของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทุกอย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญาเช่าสำนักงาน
ขั้นตอนที่ 7: เริ่มวางแผนพื้นที่สำนักงานใหม่ของคุณ
ทำงานร่วมกับผู้รับเหมาการตกแต่งภายในสำนักงาน เพื่อช่วยคุณเปลี่ยนพื้นที่สำนักงานใหม่ของคุณ ให้เป็นสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ และใช้งานได้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณอย่างดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 8: วางแผนการย้ายระบบไอทีของคุณ
จัดการโลจิสติกส์ในการเคลื่อนย้ายและเริ่มต้นระบบพีซีและโทรศัพท์ของคุณในสำนักงานใหม่ โครงสร้างพื้นฐานไอทีที่เหมาะสมจะต้องมีอยู่ในสำนักงานใหม่ เพื่อให้อุปกรณ์ไอทีของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง โปรดทำลิสต์รายการตรวจสอบระบบไอทีสำหรับรายละเอียดทั้งหมดและรายการของสิ่งที่ต้องทำด้วย
ขั้นตอนที่ 9: จองบริษัทขนย้ายสำนักงานของคุณ
ติดต่อบริษัทขนย้ายให้เข้ามาสำรวจสถานที่ หรือคุณจะส่งรายการข้าวของ จำนวนต่าง ๆ โดยส่งรูปภาพหรือคลิปไปให้ เพื่อให้บริษัทขนย้ายเสนอราคาให้คุณได้ แต่ถ้าของคุณเยอะมีพนักงาน 50 คนขึ้นไป การเรียกบริษัทขนย้ายเข้ามาสำรวจจะดีกว่า เพราะมืออาชีพจะช่วยให้คุณวางแผนการขนย้ายได้ง่ายขึ้น ส่วนเฟอร์นิเจอร์สำนักงานชิ้นใดเอาไปหรือไม่เอาไปและสิ่งของใดที่สามารถขาย หรือจะบริจาค คุณต้องรีบสรุปให้บริษัทขนย้ายก่อนเสนอราคา เพราะถ้ามีรายการตัดออกมาก ราคาค่าบริการขนย้ายก็จะถูกลง
ขั้นตอนที่ 10: อย่าลืมปรับสภาพออฟฟิศให้เหมือนเดิม
ก่อนที่คุณจะส่งมอบสำนักงาน “เก่า” ของคุณคืนให้กับเจ้าของ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้ดำเนินการซ่อมแซมในความทรุดโทรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับสถานที่เก่าให้อยู่ในสภาพที่ดีเหมือนเดิมเรียบร้อยแล้ว เพื่อที่เจ้าของจะได้ไม่มีข้อโต้แย้งในการหักเงินหรือคืนเงินมัดจำค่าเช่าให้แก่คุณ
.
ข้อมูลสำหรับบริการขนย้ายออฟฟิศสำนักงานแบบมืออาชีพ คลิกเลย !!
.
.
Office Move Planning
Planning an office move is a time-consuming process with lots of tasks to juggle, deadlines to meet and people to organise.
This 10-Step guide covers off the important issues needed to plan, organise and execute a successful office move.
10 Steps to Planning an Office Move
Step 1: Be Clear About Your Reasons For Moving Office
Expanding, downsizing, cost-saving or the need a better location are all contributing factors to businesses needing to move office. Defining your reasons for the office move will help you to set your new office requirements and communicate a clear message to staff and clients.
Step 2: Use An Office Moving Checklist
A Moving Office Checklist is the starting point to planning a successful office move. It will guide you through the office move process from start to finish and will tell you need to do throughout each stage of the office move.
Step 3: Know Your Key Dates
Once you have determined when you will be vacating your existing office, you can then begin to work backwards to establish what important tasks need to be done by when. Use the Moving Office Timetable to work out a clear schedule.
Step 4: Set A Budget To Manage Office Relocation Costs
How much is your office move going to cost? Find out what costs are involved in moving office and set a realistic budget using the Office Move Budget Planner.
Step 5: Brief Your Property Agent
Select a Property Agent to help you find the right office space and negotiate the best office lease terms. They’ll help you work out your size requirements, facilities, and location of your new office space.
Step 6: Pay Attention To Signing Of Your Office Lease
Ask a Property Solicitor to check through your office lease to make sure everything has been documented correctly before you sign the office lease.
Step 7: Start Planning Your New Office Space
Work with an Office Interiors Specialist to help you transform your new office space into an effective and functional workplace in which your business is best set up to thrive.
Step 8: Plan Your IT Relocation
Work out the logistics of moving and re-commissioning your PCs and telephones in the new office. The right IT infrastructure will need to be in place in the new office for your IT equipment to function properly. Refer to the IT Relocation Checklist for full details of what needs to be done.
Step 9: Book Your Office Removals Company
Contact Office Removals Companies and get them to survey and quote for your business. Meeting with them will help you to establish which office furniture items are going to be moved, what needs replacing and what can be disposed of or donation.
Step 10: Don’t Forget Your Dilapidation Responsibilities
Before you hand over your “old” office back to the Landlord, ensure that your dilapidation liabilities have been carried out and that the office is in a good state of repair so there will be no dispute in returning your rental deposit.